Contenu
- 01. Obtenez un comptable
- 02. Choisissez une structure d'entreprise
- 03. Comprendre la TVA
- 04. Fixez correctement le prix de votre travail
- 05. Triez vos factures
- 06. Payez-vous!
- 07. Trouvez le bon lieu de travail
- 08. Toujours utiliser des contrats
- 09. Élevez votre profil
- 10. Souvenez-vous de vos objectifs
Votre première année à la pige est la plus difficile.Vous devez vous familiariser avec toute la paperasse, la législation et les flux de trésorerie, ainsi que le stress d'être seul. Et comme si cela ne suffisait pas, la pige peut être risquée.
Vous constaterez qu'emprunter de l'argent ou même louer une maison n'est pas aussi simple que si vous étiez employé. De nombreux prêteurs s'attendent à voir au moins trois ans de comptes préparés par un comptable agréé. Et si vous êtes un commerçant indépendant et que vous vous endettiez, vous pourriez perdre votre maison.
Pourtant, vous le ferez toujours, et vous l'aimerez (enfin, la plupart du temps). Si vous êtes dans ce domaine sur le long terme et que vous souhaitez prendre votre entreprise plus au sérieux, voici dix conseils qui m'ont aidé dans ma propre carrière. Certains détails sont spécifiques au Royaume-Uni, mais les principes devraient être valables partout dans le monde.
01. Obtenez un comptable
Si vous n'en avez pas encore, faites appel à un comptable. Un bon comptable vous rapportera ce que vous lui payez, plus certains. Ils vous aideront à vous installer, vous donneront les conseils dont vous avez besoin pour vous maintenir en bons termes avec HMRC, consulter vos livres et classer vos comptes.
Obtenez des recommandations personnelles si vous le pouvez et recherchez spécifiquement quelqu'un qui se spécialise dans votre domaine de travail et qui traite principalement avec des pigistes ou des petites entreprises. Vérifiez qu'ils sont familiers (ou du moins à l'aise) avec le système comptable que vous utilisez. Une fois que vous avez un comptable, planifiez un appel avec lui tous les six mois pour poser des questions et obtenir des conseils sur la façon d'améliorer votre trésorerie.
Tenez-vous au courant de votre comptabilité afin qu'il n'y ait pas de précipitation frénétique avant une date limite fiscale. Je passe au moins une heure chaque vendredi à tenir mes comptes à jour: numérisation des reçus, rédaction des factures et recherche des factures impayées. Si vous recevez beaucoup de reçus, un service tel que Receipt Bank qui scanne les reçus que vous leur avez envoyés peut être utile.
Faire vos comptes dans une feuille de calcul et vos factures dans des documents texte peut avoir du sens lorsque vous débutez, mais c'est un casse-tête à maintenir et crée une grande marge d'erreur. (J'y suis allé.) Heureusement, il existe une pléthore d'excellents logiciels de comptabilité en ligne qui allégeront le fardeau de la paperasse, tels que Xero, FreeAgent, FreshBooks et Harvest.
Et si vous êtes vraiment réticent à engager un comptable, de nombreux pigistes recommandent Crunch, un logiciel de comptabilité en ligne qui comprend également des conseils illimités de vrais comptables.
02. Choisissez une structure d'entreprise
Il existe d'autres types de structure juridique pour une entreprise, mais la plupart des pigistes devront décider entre devenir un entrepreneur individuel (ou aux États-Unis, un propriétaire unique) ou former une société à responsabilité limitée.
S'installer en tant qu'entrepreneur individuel implique de s'inscrire en tant qu'indépendant auprès du HMRC. En tant qu'entrepreneur indépendant, vous êtes l'entreprise. Vous n'avez pas besoin d'un compte bancaire professionnel distinct (bien que de nombreuses personnes en aient un de toute façon). Cela simplifie les choses, mais si votre entreprise perd de l'argent, vous risquez de perdre vos biens personnels, y compris votre maison. En tant que société anonyme, vous ne perdriez que les actifs de votre entreprise.
Je me suis inscrit en tant qu'entrepreneur individuel lorsque je suis devenu indépendant pour la première fois à la fin de mon adolescence. J'étais fraîchement sorti de l'école, je ne gagnais pas beaucoup et je ne voulais pas gérer beaucoup de paperasse en plus d'essayer d'apprendre mon métier. Cela a parfaitement fonctionné jusqu'à ce que je commence à gagner plus et à travailler pour de plus grandes entreprises. J'ai constaté que certaines entreprises avec lesquelles je souhaitais travailler ne traiteraient pas directement avec des commerçants indépendants, j'ai donc dû choisir entre refuser le projet, passer par une société parapluie ou - ma solution éventuelle - devenir limitée.
En tant que société à responsabilité limitée, vous êtes une entité distincte de l’entreprise. Vous en détenez des parts et vous vous versez un salaire - ou même vous vous attribuez des dividendes. Créer une entreprise peut sembler un peu étrange si vous n'êtes qu'une seule personne, car vous devez nommer un directeur (vous) et une secrétaire (encore une fois, vous), et avoir une réunion avec vous-même avant de pouvoir faire des choses comme payer. dividendes, mais cela peut être la meilleure solution à long terme.
Si vous aimez travailler pour vous-même mais détestez toute la paperasse, faire appel à une société parapluie peut être une autre bonne option. C’est fondamentalement la même chose que de travailler pour un employeur, mais la société parapluie ne définit pas le travail que vous faites; il ne traite que de l’administrateur financier.
Parasol, l'une des plus grandes sociétés parapluies du Royaume-Uni, calcule le montant d'impôt que vous devez payer, poursuit les factures si le client est en retard dans le paiement et, comme vous êtes effectivement son employé, fournit également des indemnités de maladie et de vacances. Cependant, il faut une réduction de ce que vous facturez, alors assurez-vous de vérifier quels seront les frais.
03. Comprendre la TVA
Bien que vous n'ayez pas à vous inscrire à la TVA tant que votre chiffre d'affaires n'est pas supérieur à 79000 £ (du moins, c'était le cas lors de la mise sous presse de cet article; vous pouvez vérifier le chiffre actuel sur gov.uk/ vat-registration), vous peuvent bénéficier d'une inscription volontaire à la TVA.
Le régime de TVA forfaitaire est conçu pour les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 150 000 £. Vous payez à HMRC un taux fixe de TVA (14,5 pour cent pour le conseil informatique), moins un pour cent pour votre première année d'inscription. Vous êtes alors en mesure d'empocher la différence entre la quantité de TVA que vous avez facturée à votre client et le montant que vous payez à HMRC.
L'inconvénient est que vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos achats, à l'exception des immobilisations d'une valeur de plus de 2 000 £, comme un nouvel ordinateur portable sophistiqué. Mais étant dans ce domaine, vous n’avez probablement pas à faire autant d’achats. C’est un programme qui mérite d’être discuté avec votre comptable.
04. Fixez correctement le prix de votre travail
Le facteur qui influe le plus sur le montant que vous gagnez est celui que vous facturez. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas facturer tout votre temps - une partie sera inévitablement consacrée à des tâches non facturables telles que l'administration, la comptabilité et l'acquisition de nouvelles compétences.
Afin de vous aider à évaluer votre travail de manière appropriée, l'agence britannique Mud a créé un calculateur de tarifs indépendant basé sur les tarifs que les gens facturent actuellement dans différentes régions du Royaume-Uni.
Tenez également compte de la façon dont différents types de projets vont affecter vos résultats - travailler sur un projet à distance sera probablement moins cher qu'un projet où vous devez voyager et manger tous les jours. Augmentez légèrement votre tarif à chaque nouveau projet au fur et à mesure que vous gagnez en expérience.
05. Triez vos factures
Idéalement, vous voulez que les conditions de votre facture soient aussi courtes que possible afin d'être payé plus rapidement: généralement 14 jours, sept jours ou à réception. Mais de manière réaliste, tous les clients ne sont pas prêts à modifier leurs conditions de paiement rien que pour vous, et vous devrez peut-être attendre 30 jours ou plus pour être payé. Pour contourner les longs délais de facturation chez le client, demandez-lui si vous pouvez facturer chaque semaine. Facturer peu et améliore souvent les flux de trésorerie, et avoir un bon flux de trésorerie empêche les cycles stressants de fête et de famine.
Cela peut sembler être une évidence, mais il est également très important d’envoyer les factures rapidement. Dans une analyse récente des données de FreeAgent, les factures envoyées dans la semaine suivant la fin des travaux ont été payées, en moyenne, en moins de cinq jours. Lorsque la facture a été envoyée une semaine plus tard, le délai moyen de paiement a doublé à 10 jours.
Si votre facture est en souffrance depuis plus de 30 jours, le gouvernement dit que vous pouvez commencer à facturer des intérêts à huit pour cent par rapport au taux de base de la Banque d'Angleterre.
06. Payez-vous!
Même si vous n'en avez pas besoin en tant qu'entrepreneur individuel, la création d'un compte professionnel distinct facilite le tri de vos finances. Vous devriez mettre de côté une partie de ce que vous gagnez dans un compte d’épargne prêt pour le fisc.
Si vous êtes une société à responsabilité limitée, pour vous payer un salaire, vous devrez vous inscrire auprès du HMRC en tant que nouvel employeur et utiliser son système d’informations en temps réel (RTI) pour PAYE. Chaque mois, vous devrez faire la paie, qui consiste à soumettre un formulaire pour chaque employé qui détaille combien il est payé et quelles sont ses cotisations à l'assurance nationale (NI). Vous devez le faire même s'il ne s'agit que de vous, car vous êtes effectivement un employé de votre propre entreprise.
Certains logiciels de comptabilité ont cette fonctionnalité intégrée, donc après avoir mis quelques détails initiaux, exécuter la paie chaque mois est une procédure assez simple.
Lorsque vous vous versez des dividendes, vous devrez tenir une réunion des administrateurs dans laquelle vous `` déclarez '' le dividende (oui, même si ce n'est que vous) et vous devrez également prendre des notes de la réunion (également connue sous le nom de `` déclaration de dividende »). Ces enregistrements seront demandés par HMRC s'il effectue une enquête sur votre entreprise. La déclaration n’est pas aussi décourageante qu’il y paraît. FreeAgent prépare automatiquement des déclarations chaque fois que vous expliquez une transaction comme étant un dividende, ou vous pouvez demander à votre comptable de le faire pour vous.
07. Trouvez le bon lieu de travail
On s'attend de plus en plus à ce que les pigistes travaillent sur place à mesure que les clients se rendent compte de la valeur d'avoir des concepteurs et des développeurs travaillant côte à côte. Si vous vivez en dehors d'une grande ville, vous devez être prêt à voyager et, si vous allez faire la navette régulièrement pour un projet, décidez si vous êtes prêt à absorber les dépenses associées au voyage, ajoutez-les à votre tarif journalier, ou facturez-les séparément. Il est toujours préférable d’être franc avec vos clients à ce sujet afin de ne pas avoir de mauvaises surprises sur toute la ligne.
Si vous travaillez à domicile la plupart du temps, vous pouvez déduire une partie des dépenses telles que la taxe d'habitation, l'électricité, le chauffage, les appels téléphoniques et le haut débit. Le montant auquel vous êtes admissible varie en fonction de facteurs tels que si vous avez un espace de travail dédié, comme une étude distincte, c'est donc quelque chose dont vous devriez discuter avec votre comptable.
Si vous avez l'habitude de travailler avec d'autres personnes et que vous manquez l'interaction quotidienne, vous pourriez bénéficier de la location d'un bureau dans un studio de coworking rempli d'autres pigistes. Ils apparaissent partout et la plupart offrent des salles de réunion: pratique, car devoir inviter un client chez vous pour une réunion peut être gênant.
08. Toujours utiliser des contrats
Je ne saurais trop insister sur l’importance d’utiliser un contrat. Il n’est pas seulement là pour vous protéger, mais représente également une bonne occasion d’expliquer comment vous travaillez et ce que le client peut attendre de vous.
L'élaboration d'un contrat ne doit pas être un processus pénible ou effrayant. Jetez un œil à Contract Killer d’Andrew Clarke: il est vraiment accessible et c’est quelque chose que j’ai utilisé avec mes propres clients.
Gardez également à l'esprit que si vous travaillez pour une entreprise en tant qu'entrepreneur d'une manière qui pourrait être classée comme «emploi déguisé», vous pourriez ne pas être conforme à la norme IR35, auquel cas vous courez le risque d'être condamné à une amende par HMRC. Voici quelques-uns des points que HMRC utilise pour évaluer si vous êtes conforme:
- Si les projets sur lesquels vous travaillez sont des travaux discrets
- Si, si vous faites plusieurs projets pour le même client, chacun a son propre contrat avec une date de début et de fin
- Si vous pouvez embaucher quelqu'un à vos propres conditions pour faire le travail en votre nom
- Que vous utilisiez votre propre équipement
- Que vous travailliez avec plusieurs clients.
C'est une bonne idée de vérifier si ces points sont valables pour le travail que vous faites et de les clarifier dans votre contrat au cas où vous feriez l'objet d'une enquête.
09. Élevez votre profil
Votre source de travail la plus précieuse est le bouche à oreille. Restez en contact avec d'autres pigistes, en particulier ceux avec qui vous aimez travailler et dont les compétences complètent les vôtres. J'ai constaté que je faisais la plupart de mon travail de développement via des designers et des agences locales après que leur client a demandé une recommandation.
Mais le bouche-à-oreille à lui seul ne suffit pas toujours. Les clients potentiels s'attendent toujours à pouvoir voir des exemples de votre travail. J'ai du mal à recommander des personnes à des clients (même si je sais qu'ils sont bons) si leur portefeuille est une page d'attente ou si leur profil GitHub est vide.
Bien sûr, s'inscrire auprès d'une agence de recrutement est toujours une option si vous voulez vraiment vous décharger de la tâche de trouver de nouveaux contrats. C’est presque comme avoir votre propre agent.
10. Souvenez-vous de vos objectifs
Quelque chose que vous devriez régulièrement vous demander est: "Pourquoi est-ce que je suis indépendant?" C'est peut-être parce que vous voulez plus de temps, plus d'argent, plus de liberté pour travailler avec les clients que vous voulez ou la possibilité d'apprendre de nouvelles choses. Mais quelle que soit votre motivation, choisissez vos emplois en conséquence.
Si l'argent est moins une priorité pour vous que le temps, choisissez des projets qui vous offrent plus de flexibilité. Si vous souhaitez augmenter le montant que vous gagnez, habituez-vous à être plus impitoyable avec vos finances et concourez pour des projets qui paient un taux plus élevé.
Quoi qu'il en soit, gardez vos objectifs à l'esprit lorsque vous prenez des décisions pour vous aider à devenir un pigiste plus heureux et plus prospère.
Mots: Anna Debenham Illustration: Mike Chipperfield
Anna Debenham est une développeur frontend basée à Brighton. Elle a commencé à travailler en freelance à l'âge de 18 ans et a remporté le prix du jeune développeur de l'année du net en 2013. Cet article a été initialement publié dans le numéro 254 du magazine net.
